Les signes qu'Excel ne suffit plus
- Plusieurs versions du même fichier circulent, et personne ne sait laquelle est la bonne.
- Les mêmes informations sont recopiées d'un tableau à l'autre.
- Rien ne prévient : une échéance passe sans que personne ne la voie.
- Une seule personne sait comment le fichier fonctionne.
- On ne sait pas qui a modifié quoi, ni quand.
- Impossible de consulter le fichier depuis l'atelier, le magasin ou un chantier.
- Une formule cassée fausse les chiffres sans que personne ne s'en aperçoive.
Ce qu'un logiciel de gestion apporte
- Une seule version des informations, à jour pour tout le monde.
- Des alertes avant les échéances.
- Des droits par personne : chacun voit et modifie ce qui le concerne.
- Un historique daté de chaque opération.
- Un accès depuis le téléphone, et des étiquettes QR sur les produits, les outils ou les véhicules.
- Des documents prêts à imprimer : devis, bons de livraison, factures.
Passer d'Excel à un logiciel, en cinq étapes
- Choisir par où commencer. Le fichier qui vous fait perdre le plus de temps ou qui cause le plus d'erreurs : le stock, les congés, les factures.
- Nettoyer le fichier. Supprimez les doublons, une ligne par article ou par client, une colonne par information, des références uniques.
- Importer. Un bon logiciel reconnaît vos colonnes et vous montre un aperçu avant d'écrire quoi que ce soit.
- Vérifier sur un échantillon. Contrôlez quelques articles ou quelques clients, puis comptez le stock réel une fois pour repartir sur une base juste.
- Fixer une date. À partir de ce jour-là, le fichier Excel n'est plus mis à jour : tout se fait dans le logiciel.
Garder Excel pour ce qu'il fait bien
Excel reste un excellent outil d'analyse. Un logiciel de gestion qui exporte ses données en Excel vous permet de continuer vos tableaux de bord et vos calculs, sur des données justes.
Avec Azimys
Azimys importe vos articles, vos stocks, vos clients et votre registre d'outillage depuis Excel : il reconnaît les colonnes usuelles, montre un aperçu, et met à jour ce qui existe déjà au lieu de le dupliquer. Tout ce que vous saisissez s'exporte en Excel, à tout moment. Vous pouvez commencer par un seul module, comme le stock ou le planning.